در اینجا برخی از رایج ترین اشتباهات سازمان ها در هنگام مدیریت سیستم ایزو 9001 وجود دارد:
اشتباه 1. مدیریت ارشد به سیستم ISO 9001 متعهد نیست. اگر مدیریت عالی درگیر کیفیت نباشد، اگر منابع و مکانیسمی برای برنامه ریزی، کنترل و بهبود محصولات، خدمات و فرآیندهای خود فراهم نکند، ISO 9001 نمی تواند در طول زمان پایدار بماند. برای مدیریت ارشد ضروری است که تصمیماتی اتخاذ کند که نشان دهد کیفیت، بهبود و رضایت مشتری یک موضوع مهم است.
اشتباه 2. آموزش ندادن پرسنل کلیدی در ایزو 9001. ندانستن اینکه ISO 9001 چیست می تواند یک اشتباه بزرگ باشد. برای سازمانها مهم است که پرسنل کلیدی (کسی که نقش تصمیم‌گیری دارند) را در ISO 9001 آموزش دهند تا بفهمند ایزو 9001 واقعاً چیست و به چه چیزی نیاز دارد. ندانستن و درک نکردن ISO 9001 می تواند سازمان ها را در مسیر ناامیدی و ناامیدی قرار دهد.
اشتباه 3. آموزش ندادن به همه پرسنل. همه باید در مورد جنبه های کیفی مهم فعالیت ها و فرآیندهایی که در آنها کار می کنند آموزش ببینند. همه باید اهمیت کیفیت و چگونگی دستیابی به آن را درک کنند. آموزش باید با مسئولیت ها و فعالیت هایی که انجام می دهند هماهنگ باشد.
اشتباه 4. پیچیده کردن سیستم. اگر سازمان در تلاش است تا سیستم را زنده نگه دارد، نشانه آن است که بسیار پیچیده است و تمام کارهای پر کردن فرم ها و مستندسازی رویه ها ارزش افزوده ای برای سازمان ندارد. این سیستم باید ساده و کاربردی باشد و بر نتایج و پیشرفت‌ها تمرکز کند نه اسناد.
اشتباه 5. عدم استفاده صحیح از فرآیند اقدام اصلاحی. سازمان ها باید برای بررسی مشکلات خود وقت بگذارند و افراد مناسب را در فرآیند تحقیق مشارکت دهند. اکثر مشکلات تکراری هستند، بنابراین استفاده صحیح از فرآیند اقدام اصلاحی باعث کاهش یا حذف عود آنها می شود.
اشتباه 6. ندانستن آنچه مشتریان می خواهند. یکی از اهداف ایزو 9001 بهبود یا افزایش رضایت مشتریان است و اگر سازمان ها برای گوش دادن به مشتریان خود وقت صرف نکنند، نمی توانند به این هدف برسند. یک نظرسنجی طولانی و پیچیده نه ضروری است و نه توصیه می شود، فقط با پرسیدن چند سوال کلیدی اطلاعات کافی را در اختیار سازمان ها قرار می دهد تا تغییراتی را که هدفشان تحقق این هدف است، تعیین و برنامه ریزی کنند.
اشتباه 7. عجله در فرآیند اجرا. ایجاد یک سیستم مدیریت ایزو 9001 مستحکم نیازمند کار و زمان است. تلاش برای پیاده سازی سیستم در زمان کوتاه نتیجه معکوس خواهد داشت. سازمان ها باید زمان لازم را برای برنامه ریزی، انجام، بررسی و اقدام به منظور پیاده سازی سیستمی که محصولات، خدمات و فرآیندهای آنها را بهبود می بخشد، اختصاص دهند.
اشتباه 8. نداشتن حسابرس داخلی آموزش دیده و با تجربه. در بسیاری از موارد، حسابرسان داخلی فاقد آموزش و تجربه لازم برای تشخیص جزئیات کوچک از مسائل بزرگ در QMS هستند. حسابرسان باید روی موضوعاتی تمرکز کنند که به سازمان ها در بهبود فرآیندهای خود و خود سیستم کمک می کند.
اشتباه 9. باور به اینکه آنچه برای یک سازمان کار می کند برای خود آنها نیز کار خواهد کرد. هر سازمانی متفاوت است و آنچه ممکن است برای یکی کار کند، ممکن است برای دیگری کار نکند. سازمان ها باید بر زمینه خاص خود تمرکز کنند تا سیستم مدیریتی خود را حول آن بسازند و توسعه دهند.
اشتباه 10. سپردن مسئولیت QMS به یک نفر. ISO 9001 باید کار یک سازمان باشد. اگر مردم مالکیت سیستم مدیریت کیفیت را در دست نگیرند، نتیجه نخواهد داد. مردم باید کیفیت را در کار و فعالیت خود بگنجانند و یک فرد خارجی به آن دست نخواهد یافت. راهنمایی و آموزش لازم است، اما اگر کیفیت به صورت روزانه در هر فرآیندی انجام نشود، سیستم هرگز ارزشی برای سازمان نخواهد داشت.
